PERLAPA: Investire sul capitale umano e sulla partecipazione per realizzare un sistema informativo

Oggi vi voglio raccontare qualcosa di particolare, qualcosa che coinvolge le persone prima delle tecnologie,  che illustra  la sperimentazione di nuovi percorsi per realizzare sistemi di una certa complessità seguendo sentieri innovativi e mai adottati, fino ad oggi, in Italia. Vi voglio descrivere l'approccio seguito per realizzare il progetto PERLAPA (www.perlapa.gov.it). Non mi voglio dilungare su cosa sia PERLA PA, sulla sua struttura tecnologica etc.Importante è però sapere che PERLAPA coinvolge oltre 20.000 amministrazioni pubbliche e piu' di 80.000 utenti. Per chi volesse approfondire il tema può consultare il volume in formato digitale o il link al sito della funzione pubblica con tutte le informazioni sul percorso intrapreso. Qui mi limiterò ad illustrare alcuni aspetti metodologici. PERLAPA nasce dall'idea di realizzare un unico "framework" integrato di regole, processi e tecnologie con l'obiettivo di :1) Uniformare la gestione degli adempimenti del Dipartimento della Funzione Pubblica integrando tutte le banche dati presenti;
2) Razionalizzare il patrimonio informativo del Dipartimento;
3) rendenre flessibile e strutturato il processo di attivazione di un nuovo adempimento.
4)garantire un supporto decisionale al vertice politico amministrativo in modo da definire politiche pubbliche sulla base di una conoscenza, il piu' possibile oggettiva dei dati e delle informazioni.

Ma torniamo alla metodologia che fa la differenza, ed è la vera innovazione di tutto il progetto che,a mio avviso, ne ha garantito la realizzazione. Partiamo dall'analisi dei requisiti del sistema. Per la prima volta, attorno ad un sistema informativo di una pubblica amministrazione che coinvolge oltre 20.000 enti, si è pensato di introdurre un processo trasparente e partecipato per la realizzazione di un sistema informatico e organizzativo, che considerasse come fondamentale il contributo di tutti gli utenti (dipendenti pubblici) che quotidianamente, in uno scenario altamente eterogeneo, raccolgono i dati ed effettuano le comunicazioni on-line relative ai numerosi dempimenti normativi.
Tale percorso ha adottato, per la prima volta nel settore pubblico italiano, una metodologia nuova: l'OST (Open Space Technology). Oltre 250 utenti volontari, provenienti da diverse tipologie di amministrazioni (enti centrali, province, comuni, scuole, ordini professionali, etc..), hanno contribuito, attivamente alla redazione dei requisiti del sistema PERLAPA, attraverso incontri (Laboratori), in cui hanno potuto confrontarsi ed esprimere le loro idee, le loro proposte, le criticità rilevate nelle vecchie procedure e nelle precedenti banche dati. Il sentiero è stato caratterizzato da una completa trasparenza verso gli utenti coinvolti nei laboratori. Tale trasparenza ha consentito che gli utenti acquisissero una conoscenza verso gli obiettivi e le modalità di realizzazione dell'iniziativa PERLAPA e ha attivato una imprevista partecipazione. In aggiunta, le diverse esperienze degli utenti hanno fatto maturare una intelligenza collettiva, che ha portato ad un effettivo "codesign" dell'intero sistema a partire di una analisi funzionale dal "basso".

Sono stati quindi pianificati,da un gruppo di lavoro, tre diversi laboratori dal titolo:

1) PERLAPA : come migliorare la gestione degli adempimenti?

2) Il nuovo sistema PERLAPA tra obblighi e opportunità.

3) PERLA PA alla prova dei fatti.

Il percorso  è durato sette mesi.

Nel primo laboratorio, si è scelto appunto di utilizzare la metodologia dell'Open space technolgy, che, attraverso una progettazione partecipata ha consentito ai dipendenti coinvolti di proporre e di gestire in completa autonomia argomenti che ritenevano essere utili per la realizzazione del nuovo sistema. Un facilitatore, dopo aver spiegato una serie di regole generali su come si sarebbe svolto l'incontro, ha dato spazio ad alcuni tra i partecipanti che, hanno proposto gli argomenti su cui discutere nelle varie sessioni di lavoro. Tutto improvvisato, senza alcuna preparazione. Incredibile il risultato: oltre 52 sessioni di lavoro, per oltre 200 proposte raccolte. Alla fine delle discussioni, coloro che le avevano aperte, hanno garantito la stesura di un istant report con le proposte sintetiche emerse nei gruppi di lavoro.Tali report sono poi stati collezionati in un unico documento. Il tutto in un clima informale e amichevole, in cui le persone potevano girare e cambiare tavolo di lavoro a loro piacimento. Le circa 200 proposte, un terzo delle quali di carattere organizzativo, ha costituito la base di partenza (analisi funzionale) per la realizzazione del nuovo sistema informativo PERLA PA sulla base delle "necessità dell'utente". Mi piace sottolineare che a questi incontri non vi erano dirigenti ma funzionari e impiegati che quotidianamente utilizzavano i vecchi sistemi e ne conoscevano i difetti e i limiti. Un esempio di "realizzazione partecipata di un sistema software" in cui dei tecnici, in questa fase del progetto, non se ne è vista neanche un'ombra...

Successivamente al primo laboratorio, si è lavorato con il raggruppamento per la realizzazione del sistema, sulla base degli oltre 200 requisiti raccolti attraverso il I laboratorio.

Ma il percorso era solo all'inizio, infatti, si è pensato di coinvolgere nuovamente i partecipanti del I laboratorio, al secondo evento,  dal titolo: "Il nuovo sistema PERLAPA tra obblighi e opportunità",nel quale è stato presentato in anteprima il sistema, agli utenti/utilizzatori che avevano contribuito attivamente alla fase di progetto "codesign". In questo nuovo incontro, si è voluto mostrare oltre al sistema PERLAPA,  anche alcune tabelle essenziali inerenti:
a) Quante e quali proposte erano state recepite delle 200 raccolte in fase di analisi;
b) Quante e quali proposte non sarebbero state recepite e il perchè;
c) Quante e quali proposte sarebbero state recepite in una seconda fase.

Questo passaggio è stato fondamentale perchè ha consentito  che gli utenti si sentissero "attori  protagonisti" del percorso di realizzazione del nuovo sistema. Tutti veramente sbalorditi del fatto che erano stati loro stessi a pensare alle  funzioni del sistema che sono  state poi effettivamente realizzate e che avrebbero di li a poco utilizzato quotidianamente. E' come se ognuno si fosse sentito il proprietario di un pezzettino di PERLAPA. Vista la partecipazione e l'entusiasmo, si è deciso di attivare una community non solo per gli "attivi" dei laboratori, ma anche per chi non aveva avuto la chance di essere tra di loro. Di li a poco, abbiamo avuto oltre 1300 iscritti, che scambiano opinioni, si aiutano a vicenda, su tematiche riguardanti aspetti normativi e tecnici degli obblighi di legge degli adempimenti di PERLAPA. Sinceramente, penso che sia la prima community fatta da dipendenti pubblici "operativi" su "problemi concreti che ruotano attorno ad un sistema informativo complesso come "PERLAPA". Non pensavo desse grandi risultati, invece mi sono dovuto ricredere... I dipendenti pubblici la usano molto, perchè hanno capito che può essere un canale per risolvere i propri problemi e per aiutare gli altri a risolvere i loro. Questo a significare che il dipendente che fino ad allora si occupava di un mero  "data entry", cambia con PERLAPA  il suo ruolo; diventa parte attiva, oltre che del controllo sulla qualità dei dati, anche della realizzazione del sistema informatico e organizzativo, suggerendo e segnalando  miglioramenti ed evoluzioni. E' un nuovo modo di concepire i sistemi informativi in cui la partecipazione e il codesign sono utilizzati per rendere la vita piu' facile a chi lavora quotidianamente, migliorando continuamente la qualità,l'efficienza e l'efficacia dei dati raccolti. Da qui è nata anche l'idea di dare un premio, simbolico, ai partecipanti ai laboratori e a questo nuovo percorso di progetto, in cui il capitale umano è risultato il fattore determinante per il successo dell'iniziativa. Definiti i criteri di valutazione, sono stati premiati i piu' attivi sia in fase di proposte nell'analisi  sia nella gestione della community . Non potete capire quanto la consegna di quella pergamena sia stata importante per loro. Ma non solo per loro. Penso anche un pochino  per il nostro Paese, perchè il riconoscimento del merito, il sentirsi utile, il contribuire attivamente a costruire qualcosa insieme di migliore può scatenare meccanismi impensati  di  efficacia e di efficienza di tutta la macchina pubblica.